Bij hoogdringendheid kunnen gemeenteraadsleden tot zondag middag 12uur mondelingen vragen indienen voor de volgende gemeenteraad.
Eén dag voor de gemeenteraad van februari stelde raadslid Jessica een en ander vast dat tot deze mondelingen vraag heeft geleid.
*Met deze mondelinge vraag wilt DEGOEIZAAK de aandacht vestigen op de verwarrende communicatie rond het Openwerfmoment van ’t Graantje, dat initieel zou plaatvinden op zondag 16/02/2025 van 9h-11h.
Inconsistentie en onduidelijkheid in communicatie:
Op de dag van het Openwerfmoment zelf stonden verschillende geïnteresseerde inwoners, waaronder ikzelf, te wachten aan de ingang. Er was geen enkele vorm van communicatie ter plaatse die aangaf dat het Openwerfmoment op dit moment niet doorging. Bovendien bleek er op de gemeentelijke website geen informatie terug te vinden en was er in de gemeentelijke app ook geen vermelding. Dit toont aan dat de gebruikte communicatiekanalen ontoereikend waren en hierbij inwoners in het ongewisse lieten.
Op 28 januari werd via Facebook aangekondigd dat het Openwerfmoment van ’t Graantje zou doorgaan. Op 29 januari werd deze informatie opnieuw in een tijdelijk Facebookverhaal bevestigd. Nadien werd de oorspronkelijke post gewijzigd met de melding dat het Openwerfmoment uitgesteld wordt naar een later moment, zonder een aparte nieuwe melding. Op 31 januari volgde nog een extra post met diezelfde annulering.
De communicatie rond de annulering was gebrekkig en verwarrend:
- Er werd enkel via Facebook gecommuniceerd.
- Er was geen enkele aankondiging of bord ter plaatse om bezoekers te informeren.
- De gemeentelijke website en app bevatten geen duidelijke, terugvindbare informatie.
- Er zit minstens twee weken tussen de annulering van en het Openwerfmoment zelf. De gemeente had minstens twee weken de tijd om de juiste communicatie aan te brengen op de locatie, website en andere kanalen, wat niet gebeurde.
De gemeente gebruikte Facebook als primair – en in dit geval enige – communicatiekanaal voor dergelijke aankondiging. Dit maakt dat inwoners die geen sociale media gebruiken of de post niet opnieuw bekeken, niet op de hoogte waren van de wijziging. Daarnaast is er geen gestructureerde aanpak om annuleringen tijdig en breed te communiceren via meerdere kanalen zoals de website, gemeentelijke app en fysieke aankondigingen op locatie. Werden hierbij omwonenden initieel ook uitgenodigd en verwittigd van het annuleren van de activiteit?
Inwoners die rekenden op het Openwerfmoment, stonden voor een gesloten deur zonder uitleg. Dit leidt tot frustratie en wantrouwen in de gemeentelijke communicatie. De gemeentelijke website en app werden niet benut als communicatiekanaal, waardoor een deel van de bevolking onbereikt bleef.
Met aandrang willen we dan ook vragen om bij annulering van evenementen een multikanaals communicatieplan toe te passen:
- Duidelijke informatie op de gemeentelijke website en app.
- Fysieke aankondiging op locatie (affiche of bord).
- Indien mogelijk, een aanspreekpunt ter plaatse om verwarring te vermijden en gegevens te noteren van geïnteresseerden die opdaagden om hen nadien gericht uit te nodigen, zodra het nieuwe moment bekend wordt.
- Eventuele communicatie op de website van de scholen zelf.
DEGOEIZAAK vraagt of er een nieuw Openwerfmoment kan ingepland worden voor de start van de aanmeldingsprocedure op 31 maart 2025, waarbij niet enkel de infrastructuur wordt getoond, maar ook de visie en het vernieuwde pedagogisch project van de school worden gepresenteerd.
Ouders maken een bewuste schoolkeuze en verwachten een transparant proces. Als de communicatie nu al rommelig verloopt, kan dit twijfels en onzekerheden creëren bij toekomstige inschrijvers. Een goed georganiseerd Openwerfmoment kan deze zorgen wegnemen en het vertrouwen herstellen.
Daarnaast dienen ouders tijdig over alle relevante informatie beschikken om een doordachte en weloverwogen keuze te kunnen maken, alvorens aan te melden. Zonder een informatiemoment dat niet alleen de infrastructuur toont, maar ook de visie en het pedagogisch project helder toelicht, missen zij cruciale inzichten over de school en haar toekomst. Hierdoor wordt niet alleen de schoolkeuze gefaciliteerd, maar wordt ook duidelijkheid en betrokkenheid gecreëerd bij ouders en toekomstige leerlingen.
DEGOEIZAAK vraagt dat dit probleem en soortgelijke problemen worden geëvalueerd en hierbij werk wordt gemaakt van een transparantere communicatieaanpak, zodat inwoners niet opnieuw in het ongewisse worden gelaten.
